5 шагов для быстрой адаптации нового сотрудника
С точки зрения компании, новый член рабочего коллектива - это ценный актив, который должен как можно быстрее начать приносить деньги. Однако если посмотреть на ситуацию глазами сотрудника, то мы явно ощутим растерянность, волнение и стресс из-за незнакомой обстановки и правил. Даже если человек - настоящий специалист, он будет не знаком со многими тонкостями и особенностями работы в конкретной компании. Чтобы снизить стресс и максимально быстро включить сотрудника в работу, необходимо провести адаптационные мероприятия, которые часто упускают многие компании из-за желания сэкономить. В этой статье мы покажем 5 основных шагов, которые нужно сделать для постепенной и успешной адаптации сотрудника, чтобы предотвратить текучку кадров и повысить эффективность рабочего коллектива.
Как помочь сотруднику адаптироваться
На собеседовании, которое также является достаточно стрессовым событием, будущий сотрудник доказывает свою профессиональную пригодность, а также знакомится с компанией и условиями работы. Это можно назвать нулевым этапом адаптации, эдакой подготовкой к подготовке, поскольку полученная будущим работником информация будет напрямую влиять на его восприятие. Поэтому, рассказывая о компании, не стоит умалчивать о каких-либо моментах - максимально достоверная информация поможет будущему сотруднику быстрее влиться в коллектив и начать приносить пользу.
В целом, успешную адаптацию можно свести к 5 универсальным и последовательным шагам:
Пребординг и онбординг. В ходе собеседования HR формирует у будущего сотрудника представление о компании, давая ему первое впечатление о новом рабочем месте. Поэтому оно должно проходить позитивно и с развёрнутой обратной связью, например, с разбором как ошибок, так и сильных моментов по результатам выполнения тестового задания. На этом этапе также важно подготовить все необходимые учебные и справочные материалы, познакомить новичка с ключевыми лицами в рамках его должности и подготовить рабочее место со всем необходимым. Хорошим вариантом также будет назначить куратора - более опытного коллегу, который с высоты своего опыта поможет ему влиться в рабочий коллектив и всегда будет рядом для ответа на вопросы и помощи.
Ознакомительный период. Фактически, это продолжение предыдущего шага, позволяющее более тесно познакомиться с компанией. Ознакомительный период длится 1-2 дня, за которые новичок уже не просто встречается с ключевыми сотрудниками, но и изучает процессы работы, чтобы понять как именно всё организовано внутри компании. На этом этапе также важно донести до сотрудника суть корпоративной культуры и главную миссию компании, чтобы он смог двигаться в одном направлении с остальным коллективом. С этим могут помочь презентации, а также короткие обучающие курсы, в зависимости от направленности бизнеса компании и должности сотрудника.
Ввод в должность. Когда новичок освоился в компании, его нужно ввести в рабочий процесс. Для этого он начинает изучать и выполнять задачи в рамках своих обязанностей, в том числе сверяясь с заранее подготовленными ещё на первых этапах гайдами, инструкциями и помощью. Чем выше опыт сотрудника, тем проще он разберётся в своих обязанностях, однако даже профессионалу требуется время на то, чтобы отточить взаимодействие с системами в незнакомой для него компании. Впоследствии новичка вовлекают в текущие проекты, чтобы он не отрывался от коллектива и почувствовал себя частью бизнес-процесса, нередко под надзором куратора.
Оценка. Впечатление о сотруднике на собеседовании может сильно отличаться от его реальной производительности. Именно поэтому этап с оценкой необходим для сопоставления ожиданий и реальности как работника, так и организации. В ходе оценки определяется, насколько хорошо сотрудник влился в коллектив и бизнес-процессы компании, как он усвоил полученные знания, корпоративную культуру и как хорошо выполняет поставленные задачи. Оценить это можно как в ходе теста, так и на практике, если работа новичка не сопряжена с риском для компании.
Завершение адаптации. На основе полученной оценки HR и специалисты принимают решение о дальнейшем развитии и перспективах работника в компании. Если сотрудник успешно влился в процесс и прошёл оценку, то с ним необходимо обсудить долгосрочные цели, а также перспективы развития, карьерный рост и дополнительное обучение - это поможет новичку быстрее стать частью компании и мыслить в рамках своих рабочих обязанностей. Именно на этом этапе сотрудника можно считать успешно адаптированным и отправлять в полной мере выполнять работу, чтобы он начал вносить вклад в общий результат команды.
Сроки адаптации могут сильно отличаться в зависимости от направленности компании, должности сотрудника, а также наличия уже проработанной системы интеграции новых сотрудников. В среднем это занимает 3-4 недели:
В первые дни новичок проходит пребординг и онгбординг, а также знакомится с продуктом и миссией компании. Таким образом, к концу первой недели он уже должен освоиться на рабочем месте и иметь все необходимые инструменты для того, чтобы начать работу.
Вторая неделя обычно посвящена постепенному вводу в должность - знакомство и заполнение необходимых документов вместе с HR, обсуждение рабочих задач и проектов. Отметим, что если в компании присутствует какая-либо система лояльности, то для новичка стоит подготовить приветственный пакет с подарками и брендированной продукцией.
На третьей и четвёртой неделях происходит оценка новичка и завершение адаптации. В рамках этого периода новый сотрудник запускает собственный небольшой проект или участвует в уже существующем и в целом вливается в рабочий процесс.
Имея на руках разработанный план адаптации сотрудников, можно и даже нужно корректировать его на основе полученного опыта, чтобы новички приспосабливались и начинали работать гораздо быстрее.
На что ещё обратить внимание
Исследования показывают, что около 26% новых сотрудников либо плохо справляются с рабочими обязанностями в течение первого года работы, либо не справляются вовсе, становясь обузой для компании и нарушая идущие бизнес-процессы. Чаще всего это происходит из-за плохой адаптации новичков - фундаментальные ошибки на этом этапе формируют у нового члена команды неверные представления о компании, он не понимает нюансов своих обязанностей и не способен выполнить задачу на должном уровне из-за отсутствия обучения или сопровождения. Результатом становится высокая текучка персонала, из-за чего приходится искать нового сотрудника на должность и тратить время уже на его адаптацию.
Поэтому при подготовке плана адаптации учитывайте следующие моменты:
Подключите систему поощрений. Чтобы сотрудник быстрее почувствовал себя частью коллектива, в рамках адаптации его стоит включить в систему лояльности или мотивации. Например, он может начать получать свои баллы для обмена на подарочные сертификаты. Однако лучше всего подготовить специальную программу, направленную именно на новичков, благо продукция Giftery может сделать это без лишних усилий.
Учитывайте опыт и ошибки. Совершенной системы не существует ни в чём, и адаптация не исключение. Поскольку все сотрудники разные, вы можете столкнуться с тем, что уже отлаженная система не будет работать. Это повод пересмотреть её и расширить возможности или адаптировать её под меняющиеся реалии. Это касается и тех, кто приходит в компанию, и увольняющихся сотрудников - обязательно проводите опросы среди них.
Держите обратную связь. Для HR всегда важно держать обратную связь с сотрудниками, и в особенности это касается новичков. По завершению периода адаптации проведите опрос, чтобы узнать, насколько успешно сотрудник смог влиться в компанию по его собственным ощущениям, его впечатление о компании и коллегах. Это поможет найти слабые места в стратегии адаптации, а также решить возможные проблемы до их возникновения.
В качестве поддержки существует большое количество специализированных программ и курсов, предназначенных для адаптации новичков, особенно если рабочий процесс является достаточно комплексным и сложным. Подобная автоматизация уменьшает нагрузку на HR и помогает получить необходимую информацию без задержек. Однако не стоит забывать, что именно от действий HR-директора зависит успех адаптации новых сотрудников и их мотивация приступить к работе как можно быстрее.
